يمكن اعتبار مواصفات بيبول بي آي إس (مواصفات قابلية التشغيل البيني للأعمال) الخيار الأول، إذ تتمتع بإمكانية إحداث ثورة في العملية برمتها. فهي تفتح آفاقًا جديدة في التعاون الفعال بين الشركات، مما يُسهم في القضاء على مشكلة عرض الحدود التي لطالما شكّلت تهديدًا للتجارة العالمية.
بخلاف معظم منصات التجارة الإلكترونية التي توفر وسيلة تواصل إضافية، يُقدم Peppol BIS قيمة إضافية. فهو يُسهّل على جميع الأطراف المختلفة فهم بعضهم البعض، خاصةً على مستوى المعاملات التجارية، بغض النظر عن الموقع الجغرافي أو الأنظمة الداخلية للمؤسسة. لنفترض أنه يُمكن ترجمة صورة إلى مستندات مكتوبة، حيث يُمكن ترجمة الفاتورة وطلب الشراء تلقائيًا بتنسيق يُمكن لأي نوع من الأعمال استيعابه بسهولة دون مواجهة مشكلة عدم التوافق في التنسيقات. وهنا تكمن روعة Peppol BIS، إذ يُؤتمت تبادل المستندات ويُشغّل عمليات الأعمال التي تُخفّض التكاليف وتُقلّل ساعات العمل.
ما هو Peppol BIS؟
اعتمد نظام Peppol BIS على هيكلية موحدة تُمكّن الشركات من تبادل المستندات إلكترونيًا مع مراعاة مستويات عالية من الأمان. ونظرًا لأنه يوفر مصدرًا واحدًا لتكامل البيانات، فإن جميع المعاملات داخل المؤسسة تعتمد على لغة مشتركة بغض النظر عن الموقع والأنظمة الداخلية.
لا داعي لتعقيد فهم العقود المختلفة من مختلف البلدان، ما عليك سوى استخدام أداة الترجمة. على سبيل المثال، برنامج Peppol BIS هو برنامج ترجمة قادر على تحويل الفواتير وأوامر الشراء وأي مستندات أساسية أخرى إلى صيغة مفهومة لمختلف الأنظمة المتوافقة مع Peppol. هذا يُقلل الوقت والتكلفة، إذ لا حاجة لإدخال الأرقام وترجمتها لموازنة المبلغ بعملات مختلفة.
فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل Peppol BIS مهمًا وحيويًا للشركات اليوم:
أصبحت العدوانية سمة بارزة في قطاع الأعمال الحالي، حيث تُبرم الشركات شراكات مع نظيراتها في دول أخرى. ومع ذلك، لا تزال هناك بعض القيود على تبادل المستندات المُستخدم سابقًا، بما في ذلك البريد الإلكتروني والفواتير الورقية، والتي عادةً ما تكون بطيئة وغير فعّالة وتستغرق وقتًا طويلاً في المعالجة. يُقدم Peppol BIS حلاً مُقنعًا لهذه التحديات:
كفاءة محسنة: يعمل نظام بيبول لتبادل المعلومات (BIS) على أتمتة تبادل الوثائق بهدف حل مشكلة كثرة الأعمال الورقية المرتبطة بالمعالجة اليدوية للوثائق. ويؤدي ذلك إلى معالجة سريعة وفعالة للفواتير، واستلام أسرع للمدفوعات، وبالتالي إدارة نقدية أفضل.
تقليل الأخطاء: من أهم عيوب تبادل الوثائق التقليدي استخدام الإدخال اليدوي للبيانات، مما يؤدي غالبًا إلى أخطاء. يتغلب نظام Peppol BIS على هذا الخطر من خلال تكييف تبادل البيانات بفعالية بين نظامين.
تحسين الرؤية: مع نظام Peppol BIS، يُتاح للمستخدمين الاطلاع الفوري على حالة مستنداتهم، كالفواتير أو أوامر الشراء مثلاً. يُعزز هذا النظام العلاقات الجيدة والعمل الجماعي، إذ يُمكنهم بسهولة معرفة من يخدمهم، بدلاً من الافتراضات وسوء الفهم.
الامتثال المبسط: يمكن تفعيل تفويضات الفوترة الإلكترونية حول العالم باستخدام نظام معلومات الأعمال Peppol. بناءً على النتائج المذكورة أعلاه، يُمكن استنتاج أنه من خلال دمج نظام معلومات الأعمال Peppol، يُمكن لأصحاب الأعمال استيفاء اللوائح الحالية والمستقبلية دون الحاجة إلى الكثير من الوقت.
الوصول العالمي: بيبول بي آي إس شبكةٌ دوليةٌ تربط الشركات ببيئةٍ تجاريةٍ واسعةٍ جدًا. هذا يُسهّل إنشاء مشاريعَ جديدة، ويُسهّل العملَ مع الأطراف العالمية في مجال التعاون التجاري والاقتصادي.
كيف يعمل Peppol BIS؟
يعمل نظام بيبول لخدمات الأعمال (PIS) من خلال شبكة من مقدمي خدمات بيبول المعتمدين (PSPs). يعمل هؤلاء المزودون كوسطاء، مما يُسهّل التبادل الآمن للوثائق بين الشركات.
- تقوم الشركة بإنشاء مستند إلكتروني (على سبيل المثال، فاتورة) في نظامها الحالي.
- يتم بعد ذلك إرسال المستند إلى مزود خدمة Peppol (PSP).
- يقوم PSP بتحويل المستند إلى تنسيق متوافق مع Peppol.
- يقوم PSP بعد ذلك بتوجيه المستند إلى PSP الخاص بالمستلم.
- يقوم PSP الخاص بالمستلم بترجمة المستند مرة أخرى إلى تنسيق متوافق مع نظامه.
- يتلقى المستلم الوثيقة إلكترونيًا.
إن هذه العملية برمتها آمنة وآلية، مما يضمن سلامة وسرية البيانات المتبادلة.
فوائد Peppol BIS للشركات من جميع الأحجام
بغض النظر عن حجم شركتك أو صناعتك، يقدم لك Peppol BIS العديد من الفوائد:
- انخفاض التكاليف: يؤدي أتمتة تبادل المستندات والتخلص من المعالجة اليدوية إلى تقليل التكاليف التشغيلية بشكل كبير.
- تحسين الكفاءة: تؤدي معالجة المستندات بشكل أسرع والمدفوعات بشكل أسرع إلى تحسين كفاءة الأعمال.
- دقة محسنة: يقلل Peppol BIS من الأخطاء المرتبطة بإدخال البيانات يدويًا.
- الامتثال المبسط: الالتزام بقواعد الفوترة الإلكترونية في جميع أنحاء العالم.
- الوصول العالمي: قم بتوسيع شبكة التداول الخاصة بك وتعاون بسلاسة مع الشركاء الدوليين.
في الختام، يُعدّ Peppol BIS أداةً فعّالة تُمكّن الشركات من تحقيق توافقية سلسة في بيئة التداول الحالية. وباعتماده، يُمكن للشركات تبسيط عملياتها وخفض تكاليفها واكتساب ميزة تنافسية في السوق العالمية.
هل تفكر في تطبيق Peppol BIS في عملك؟ أدفينتيك يمكنني المساعدة. بصفتي خبيرًا في Peppol BIS، أدفينتيك تقدم مجموعة شاملة من الحلول لتوجيه عملك خلال عملية تنفيذ Peppol BIS. أدفينتيك يمكن أن يساعدك في إطلاق العنان لقوة Peppol BIS وتبسيط عمليات عملك.
