يُحدث تحوّل ماليزيا نحو الفوترة الإلكترونية الإلزامية (eInvoice) تحوّلاً جذرياً في طريقة إدارة الشركات لمعاملاتها. وقد وضعت هيئة الإيرادات الداخلية الماليزية (IRBM) التزاماً واضحاً: يجب على الشركات إصدار فواتير إلكترونية لجميع توريداتها الخاضعة للضريبة، ويجب تقديم هذه الفواتير للتحقق منها. يُعدّ فهم كيفية تأثير هذا النظام الجديد على المعاملات أمراً بالغ الأهمية للشركات والمشترين على حد سواء لضمان سلاسة العمليات والامتثال. تستكشف هذه المدونة التفاصيل الرئيسية لكيفية تأثير التزام الفاتورة الإلكترونية على المعاملات مع المشترين في ماليزيا.
ماذا يعني تفويض الفاتورة الإلكترونية بالنسبة للمعاملات مع المشترين؟
يشترط نظام الفاتورة الإلكترونية إرفاق فاتورة إلكترونية بجميع التوريدات الخاضعة للضريبة، سواءً كانت سلعًا أو خدمات، الصادرة للمشترين. ويجب التحقق من صحة هذه الفاتورة الإلكترونية من قِبل إدارة الإيرادات الداخلية (IRBM) لضمان تسجيل جميع المعاملات بدقة لأغراض ضريبية. لا يقتصر دور هذا النظام على تعزيز الشفافية والامتثال الضريبي، بل يُبسط أيضًا عملية الفوترة ويُقلل من الأخطاء في إعداد التقارير.
يُعدّ هذا النظام ذا تأثير كبير على الشركات. يجب عليها ضمان امتثال معاملاتها مع المشترين للمتطلبات، أي إصدار فواتير إلكترونية بصيغة معتمدة، وتقديمها إلى إدارة علاقات العملاء (IRBM) للتحقق منها.
كيف تتأثر المعاملات مع المشترين
- إصدار الفواتير الإلكترونية للمشترين: عملية قياسية
بموجب نظام الفاتورة الإلكترونية الجديد، يتعين على الشركات التأكد من إرسال فواتير إلكترونية للمشترين بصيغة معتمدة من قِبل هيئة تنظيم سوق رأس المال. ويمكن للمشترين طلب هذه الفواتير، مع الالتزام بإرشادات التقديم المحددة. ويضمن نظام الفاتورة الإلكترونية التحقق الفوري من جميع المعاملات الخاضعة للضريبة من قِبل هيئة تنظيم سوق رأس المال، مما يمنع احتمالية إصدار فواتير احتيالية أو خاطئة.
- طلب المشتري للحصول على فاتورة إلكترونية
في المعاملات الاعتيادية، بمجرد إتمام عملية البيع، يجوز للمشتري طلب فاتورة إلكترونية للمعاملة. أما الشركات الملتزمة بنظام الفاتورة الإلكترونية، فعليها توفيرها بصيغة رقمية. إذا طلب المشتري فاتورة إلكترونية عبر البوابة الإلكترونية أو تطبيق الهاتف المحمول المخصص للشركة، فيجب على المورد إنشاء الفاتورة وإرسالها إلى إدارة علاقات العملاء (IRBM) للتحقق منها.
- أمثلة على المعاملات مع المشترين
المثال 1: عملية الفاتورة الإلكترونية الموحدة
لنفترض أن مطعمًا أصدر عدة فواتير لعملاء مختلفين على مدار شهر، ولكنه لم يُصدر فواتير إلكترونية بشكل فردي. بل اختار إصدار فاتورة مجمعة في نهاية الشهر. تُقدم هذه الفاتورة المجمعة، التي تشمل جميع معاملات الشهر، إلى نظام إدارة علاقات العملاء (IRBM) للتحقق من صحتها. في هذه الحالة، لن يتلقى المشترون الذين لم يطلبوا فاتورة إلكترونية واحدة، ولكن ستُسجل المعاملة بشكل صحيح لضمان الامتثال الضريبي.
المثال 2: طلب الفاتورة الإلكترونية بعد المعاملة
لنفترض أن مشتريًا، يُدعى موثو، تناول طعامًا في مطعم بتاريخ 28 يوليو 2025. إذا نسي موثو طلب فاتورة إلكترونية عند نقطة البيع، فلديه مهلة حتى نهاية الشهر (31 يوليو 2025) لتسجيل الدخول إلى بوابة المطعم وطلبها. عند الطلب، سيُصدر المطعم الفاتورة الإلكترونية لموثو بعد التحقق منها عبر نظام IRBM.
المواعيد النهائية والتوقيت للمعاملات
يُعدّ تقديم الفواتير الإلكترونية في الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية لضمان الامتثال الضريبي. إذا طلب المشتري فاتورة إلكترونية خلال شهر المعاملة، فيجب إصدارها وتقديمها على الفور. يشترط النظام على الشركات تقديم الفواتير الإلكترونية في موعد أقصاه 5 أيام من تاريخ المعاملة. يجب معالجة المعاملات والفواتير المقابلة لها بسرعة للوفاء بالمواعيد النهائية المحددة من قِبل IRBM.
الاستثناءات في المعاملات مع المشترين
على الرغم من أن معظم المعاملات ستتبع العملية القياسية لإنشاء الفواتير الإلكترونية وإرسالها، إلا أن هناك بعض الاستثناءات:
- المعاملات ذات القيمة العالية:
تتطلب بعض القطاعات، مثل قطاع السيارات أو الطيران، فواتير إلكترونية فردية لكل عملية بيع أو معاملة، بغض النظر عن طلبات المشتري. - السلع الفاخرة:
يجب على الشركات التي تبيع السلع الفاخرة ذات القيمة العالية، مثل المجوهرات، إصدار فواتير إلكترونية فردية، حتى لو لم يطلب المشتري ذلك. - معاملات قطاع البناء:
بالنسبة للمقاولين والموردين في قطاع البناء، يجب تقديم فاتورة إلكترونية فردية لكل معاملة متعلقة بمشروع للتحقق منها، بغض النظر عن طلب المشتري.
كيف يمكن للموردين الامتثال لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية
لضمان معاملات سلسة مع المشترين بموجب تفويض الفاتورة الإلكترونية، يمكن للموردين اتباع الخطوات التالية:
- منصات الطلب عبر الإنترنت:
يمكن للموردين إنشاء بوابة إلكترونية أو تطبيق جوال يتيح للمشترين طلب فواتير إلكترونية بعد الشراء. بهذه الطريقة، يمكن للمشتري بدء الطلب، ويمكن للمورد معالجته والتحقق منه بسرعة باستخدام نظام إدارة علاقات العملاء (IRBM). - تكامل نقاط البيع:
يمكن دمج أنظمة نقاط البيع مع نظام الفاتورة الإلكترونية لإنشاء الفواتير الإلكترونية وإرسالها تلقائيًا للتحقق منها في وقت الشراء. - الفواتير بعد المعاملة:
بالنسبة للمشترين الذين قد ينسون طلب الفاتورة الإلكترونية في نقطة البيع، يجب على الموردين السماح لهم بطلبها ضمن الإطار الزمني المطلوب، مما يضمن الامتثال.
فوائد نظام الفاتورة الإلكترونية للمعاملات مع المشترين
يقدم نظام الفاتورة الإلكترونية مزايا كبيرة للشركات والمشترين على حد سواء:
- معاملات مبسطة:
يمكن للشركات أتمتة عملية إصدار الفواتير، مما يقلل من الأخطاء اليدوية ويضمن إرسالها في الوقت المناسب إلى IRBM. - الامتثال الضريبي والشفافية:
يجعل النظام من السهل تتبع جميع المعاملات الخاضعة للضريبة والتحقق منها، مما يضمن بقاء الشركات ملتزمة باللوائح ويقلل من خطر الاحتيال. - تحسين حفظ السجلات:
أصبحت السجلات الرقمية أسهل في التخزين والاسترجاع والإدارة، مما يقلل العبء الإداري على الشركات والمشترين على حد سواء. - علاقة أفضل بين المشتري والمورد:
بفضل أتمتة وسهولة طلبات الفاتورة الإلكترونية، يستفيد المشترون من تجربة معاملات أكثر سلاسة، مما يعزز العلاقات بين المشترين والموردين.
كيفية الاستعداد للامتثال لفواتير الإلكترونية
يتعين على الشركات اتخاذ الخطوات التالية للامتثال لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية:
- تحديث أنظمة الفوترة الخاصة بك:
تأكد من أن أنظمة الفوترة لديك مُجهزة لإنشاء وإرسال الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة. قد تحتاج إلى التكامل مع نظام MyInvois التابع لـ IRBM أو استخدام حزمة تطوير البرامج (SDK) المتاحة لضمان التوافق. - التدريب للموظفين:
قم بتدريب موظفيك على العملية الجديدة، بما في ذلك كيفية إنشاء الفواتير الإلكترونية وإدارتها، وخاصة للمشترين الذين يطلبونها بعد المعاملة. - التواصل مع العملاء:
قم بإعلام المشترين عن عملية الفاتورة الإلكترونية وكيف يمكنهم طلب الفواتير من خلال أنظمتك، مع التأكد من أنهم على دراية بالمواعيد النهائية والإجراءات.
خاتمة
يُحدث نظام الفاتورة الإلكترونية تحولاً جذرياً في مشهد المعاملات التجارية في ماليزيا، مُحققاً بذلك مزيداً من الشفافية والكفاءة والامتثال. ولكي تتمكن الشركات من مواكبة هذا التغيير بسلاسة، من الضروري التكيّف بسرعة مع نظام الفاتورة الإلكترونية الجديد، بما يضمن سلاسة المعاملات مع المشترين. أدفينتيكتتمتع شركة Peppol، بفضل شهادة ISO27001 ومكانتها كمزود نقطة وصول معتمد من Peppol، بمكانة فريدة لمساعدة عملك على الامتثال لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية في ماليزيا.
من خلال الاستفادة أدفينتيك بفضل خبرتنا في الفوترة الإلكترونية الآمنة والمتوافقة، يمكنك تبسيط عمليات الفوترة لديك، وتقليل الأخطاء، وضمان تقديمها في الوقت المناسب إلى IRBM. أدفينتيك من خلال حلول قوية، لن تلبي شركتك المتطلبات التنظيمية فحسب، بل ستكتسب أيضًا كفاءة في إدارة المعاملات مع المشترين - مما يساعدك في النهاية على التركيز على ما هو أكثر أهمية: تنمية أعمالك.
