لا يقتصر قرار هيئة الإيرادات الداخلية الماليزية (IRBM) بشأن الفاتورة الإلكترونية على رقمنة الفواتير فحسب، بل يشمل أيضًا توحيد وتبسيط كيفية تفاعل الشركات مع السلطات الضريبية ومع بعضها البعض. وبينما تُسلّط الأضواء غالبًا على فواتير العملاء والفواتير بين الشركات (B2B)، إلا أن هناك مجالًا واحدًا غالبًا ما يُغفل عنه، ألا وهو شكاوى الموظفين.
إذا كنت تدير عمليات استرداد التكاليف، أو مطالبات السفر، أو نفقات الموظفين الشخصية، فإن هذا الجانب من وظيفتك المالية يحتاج إلى عناية فائقة وعاجلة. لا تقل هذه المعاملات أهميةً في إطار الفاتورة الإلكترونية عن غيرها، لا سيما مع متطلبات الإبلاغ الإلزامي التي يفرضها نظام إدارة علاقات العملاء (IRBM).
لذا، فإن السؤال الحقيقي هو: هل عملية مطالبة الموظفين الخاصة بك متوافقة ومستقبلية؟
دعونا نستعرض ما يعنيه ذلك حقًا، ونقدم لك قائمة تحقق عملية يمكنك البدء في استخدامها اليوم.
فهم تأثير الفوترة الإلكترونية على مطالبات الموظفين
من المرجح أنك على دراية بكيفية تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية في ماليزيا على مراحل. ولكن ما لا يُذكر هو كيفية تأثر تعويضات الموظفين. إليك التفاصيل الرئيسية:
عندما يقوم الموظفون بإجراء عمليات شراء نيابة عن الشركة، ثم يقدمون مطالبة لاحقًا لاسترداد الأموال، تندرج هذه النفقات الأصلية ضمن نطاق الفوترة الإلكترونية.
تعتبر شركة IRBM هذه المعاملة معاملة بين الشركات (B2B)، حتى لو لم يكن الموظف بائعًا. ويرجع ذلك إلى أن عملية الشراء الأصلية تتعلق بأنشطة تجارية، ويُسجل المبلغ المُسترد في نهاية المطاف في دفاتر الشركة.
لذا، إذا كنتَ تُعوِّض موظفيك عن وجبات عشاء العملاء، أو البنزين، أو نفقات السفر، أو القرطاسية، فإن هذه الإيصالات الأصلية وما يُعادلها من فواتير إلكترونية تُعدّ أمرًا بالغ الأهمية. إذا لم تكن هذه الفواتير صالحةً بموجب النظام الجديد، فقد تُؤدّي عملية السداد لديك إلى ثغرات في الامتثال.
قائمة التحقق من جاهزية موظفيك للمطالبات
تم تصميم هذه القائمة لمساعدتك على تحديد نقاط الضعف والتحرك نحو الاستعداد الكامل للفوترة الإلكترونية في ماليزيا - دون الحاجة إلى إصلاح كل شيء.
1. هل يعرف موظفوك شكل الإيصالات المتوافقة مع الفاتورة الإلكترونية؟
يجب أن تتضمن عملية السداد الخاصة بك تعليمات واضحة للموظفين حول:
- ما هي أنواع الإيصالات المقبولة؟
- ما هي تفاصيل المورد (على سبيل المثال TIN، رقم التسجيل) التي يجب أن تكون موجودة.
- ما هو نموذج الفاتورة الذي يعتبر صالحًا بموجب إرشادات IRBM؟
إذا كنت لا تزال تقبل الإيصالات العامة أو الفواتير المكتوبة بخط اليد، فهذه علامة تحذيرية.
2. هل تقوم بالتقاط جميع بيانات الفاتورة المطلوبة؟
وبموجب النظام الجديد، يجب أن تحمل الإيصالات معلومات منظمة بما في ذلك:
- أرقام التعريف الضريبي للبائع والمشتري
- نوع المستند
- التاريخ والطابع الزمني
- تفصيل البنود مع مبالغ الضرائب
- معرف الفاتورة الفريد
ينبغي تحديث نماذج مطالبات الموظفين وسير عمل السداد لضمان التقاط هذه البيانات الوصفية أو طلبها أثناء الإرسال.
3. هل عملية السداد الخاصة بك متكاملة مع تقديم الفاتورة الإلكترونية؟
يعد تقديم الفواتير الإلكترونية إلى IRBM إلزاميًا لكل معاملة مؤهلة - بما في ذلك تعويضات الموظفين المرتبطة بنفقات العمل.
يضمن:
- ترتبط المطالبات بالفاتورة الإلكترونية أو مرجع الفاتورة الأصلي للمورد.
- تقوم الشركة بإرسال بيانات الفاتورة الصحيحة إلى منصة MyInvois.
- لديك مسارات تدقيق لكل من عملية الشراء الأصلية والسداد.
قد يتطلب هذا التكامل بين نظام إدارة الموارد البشرية/النفقات وبوابة الفاتورة الإلكترونية الخاصة بك.
4. هل تقوم بالتحقق من صحة مطالبات الموظفين مقابل قوائم الموردين المعتمدين؟
للالتزام بالقانون، من المهم التأكد من أن عمليات الشراء تتم من موردين مسجلين وصالحين ولديهم أرقام تعريف ضريبية. هذا يعني:
- الحفاظ على قائمة الموردين/البائعين المعتمدين.
- قم بمراجعة الإيصالات المقدمة مع هذه القائمة أثناء التحقق من صحة المطالبة.
- قم بالإبلاغ عن أي مشتريات من مصادر غير مسجلة للمراجعة.
يساعد هذا فريقك على تجنب المشكلات التي قد تحدث عندما لا تفي الفواتير المقدمة بمعايير IRBM.
5. هل لديكم سياسات للتعامل مع المطالبات غير الملتزمة؟
ليست كل إيصالات الفواتير الإلكترونية مطابقة لمعايير الفاتورة الإلكترونية. هذه حقيقة تواجهها كل مؤسسة في المراحل الأولى.
الأمر المهم هو تحديد سياسة داخلية واضحة:
- هل ستقوم بتعويض الإيصالات غير المتوافقة؟
- هل سيتم تأخير المطالبات أو رفضها حتى يتم تقديم الفاتورة الصحيحة؟
- كيف سيتم تثقيف الموظفين بشأن الوثائق المقبولة؟
إن الوضوح في السياسة يمنع الصراع ويضمن نهجًا متسقًا للتدقيق.
6. هل سير عمل مطالبات الموظفين لديك موثق وقابل للتدقيق؟
ستركز الجهات التنظيمية على قابلية التدقيق. تأكد من أن عملية السداد الداخلية لديك:
- موثقة بالكامل
- تتضمن خطوات تقديم المطالبة والمراجعة والموافقة عليها
- يوجد ارتباط واضح بين السداد وبيانات الفاتورة الأصلية
استخدم الأدوات الرقمية التي تقوم بتسجيل الوقت وأرشفة الإرساليات لمراجعتها في المستقبل.
7. هل يتوافق مزود حلول الفاتورة الإلكترونية الخاص بك مع متطلبات امتثال الموظفين للمطالبات؟
لا يُقدّم جميع مُزوّدي حلول الفوترة الإلكترونية ميزاتٍ لدعم عمليات السداد الداخلي. هنا يكمن دورك في اختيار الشريك المُناسب.
بسأل:
- هل يدعم الحل ربط مطالبات الموظفين بالمشتريات المتعلقة بالأعمال؟
- هل يمكنك تخصيص سير العمل للسدادات الداخلية؟
- هل هناك دعم للوصول متعدد الأدوار لفرق المالية والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات؟
قد لا يكون نموذج التوصيل والتشغيل كافياً للمؤسسات التي لديها عمليات مطالبات معقدة.
ماذا يحدث إذا لم تقم بإعداد مطالبات الموظفين؟
إن عدم الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية - سواء بالنسبة لفواتير المبيعات أو المبالغ المستردة داخليًا - قد يؤدي إلى:
- التأخير في عمليات التدقيق والإغلاق المالي
- رفض المطالبات من قبل IRBM
- قضايا خصم الضرائب
- ارتفاع النفقات الإدارية
- العقوبات المحتملة بموجب إطار الامتثال لـ IRBM
علاوة على ذلك، قد يشعر الموظفون بالإحباط إذا تأخرت المطالبات أو تم رفضها بسبب تغيير القواعد.
تجاوز الامتثال - تحسين الكفاءة الداخلية
إن التعامل مع فرض الفاتورة الإلكترونية باعتباره عبئاً تنظيمياً فقط يمثل تفويتاً لفرصة تحسين العمليات الداخلية.
إن رقمنة وتوحيد عملية مطالبات الموظفين الخاصة بك يمكن أن يؤدي إلى:
- سداد أسرع
- نزاعات أقل حول الأهلية
- إعداد أسهل للتدقيق
- تقليل الجهد اليدوي للمالية والموارد البشرية
والمفتاح هنا هو التعامل مع هذا الأمر باعتباره تحسناً طويل الأمد، وليس مجرد حل قصير الأمد.
الخلاصة: تساعدك شركة Advintek على سد الفجوات - قبل انتهاء فترة التفويض
في أدفينتيكنحن ندرك أن الامتثال لا يقتصر على تلبية المتطلبات، بل يشمل بناء أنظمة تجعل مؤسستك أقوى وأكثر كفاءةً وجاهزيةً للتدقيق على جميع المستويات، بما في ذلك الجوانب التي غالبًا ما يتم تجاهلها، مثل مطالبات الموظفين.
حل الفواتير الإلكترونية لدينا ليس حلاً شاملاً يناسب الجميع، بل هو مصمم ليناسب طريقة عمل شركتك. نعمل بشكل وثيق مع فرق المالية والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات لديكم لضمان توافق حتى المعاملات الداخلية، مثل عمليات السداد، مع متطلبات إدارة علاقات العملاء (IRBM). بفضل إمكانيات التكامل المتعمقة، والتحقق الفوري، ودعم بيانات الفواتير المنظمة، نساعدكم على الالتزام باللوائح دون خلق أي عوائق جديدة.
سواءً كنتَ مؤسسة متوسطة أو كبيرة، فقد حان الوقت لإعادة النظر في إجراءات مطالبات موظفيك. الموعد النهائي لا ينتظر، ولا ينبغي عليك الانتظار أيضًا.
