في ظل بيئة الأعمال الحديثة، يجب تعزيز كفاءة جميع الجوانب التشغيلية. قد تُشكّل عمليات الفوترة الورقية التقليدية عقبات كبيرة أمام سداد المدفوعات في الوقت المحدد، وتُسبب تكاليف إدارية إضافية، وتُخفي تدفقات نقدية مهمة. على سبيل المثال، يُؤدي تأخر مدفوعات الموردين وعدم سداد العملاء للمدفوعات إلى تعطيل العمليات.
تُحدث الفوترة الإلكترونية عبر نظام PEPPOL نقلة نوعية، إذ تضمن طريقة آمنة لتبادل الفواتير الإلكترونية: تُرسل الفواتير وتُستلم في ثوانٍ معدودة، مع تقليل الأخطاء، وتسريع معالجة المدفوعات. تُصبح هذه الرؤى واقعًا ملموسًا من خلال نظام PEPPOL الإلكتروني، على سبيل المثال، مما يُمكّن الشركات من تحقيق مستويات أعلى من الكفاءة التشغيلية والرقابة المالية.
ما هو الفاتورة الإلكترونية PEPPOL؟
PEPPOL (نظام المشتريات العامة الأوروبية عبر الإنترنت) هو نظام عالمي يُسهّل نقل المعلومات الأساسية والموثوقة بين المؤسسات في مختلف جوانب الوثائق الإلكترونية العالمية، وغيرها. يُمثّل PEPPOL لغة العمل المؤسسي، حيث لا يوجد حاجز لغوي، إذ لا يرتبط التواصل بين مختلف المؤسسات بالموقع أو الحجم أو البرنامج المُستخدم. بخلاف ما هو سائد في نظام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) التقليدي، والذي يتطلب إعداد واجهة معقدة بين الآلات، يُقدّم PEPPOL نظامًا أكثر سلاسةً وتوافقًا مع الأنظمة الأخرى.
لماذا تستخدم الفاتورة الإلكترونية PEPPOL؟
تتمتع الفاتورة الإلكترونية PEPPOL بالعديد من الفوائد على مستوى الأعمال، إذا قمت بتنفيذها:
- كفاءة محسنة: أرسل فواتيرك دون تدخل بشري من خلال إجراءات الفوترة عبر جميع المنصات المتاحة. تُرسل الفواتير وتُستلم رقميًا، وهي أسرع طريقة، حيث تتم في يوم أو حتى أسبوع، وقد لا تتجاوز بضع ساعات. وبالتالي، يُسهم تراكم العادات البسيطة والمريحة في استغلال الموارد الحيوية التي قد تُستخدم لأغراض جوهرية.
- تحسين الدقة: الفواتير الإلكترونية التي تُعدّ فيها العوامل البشرية المُدخلة يدويًا مصدرًا رئيسيًا للخطأ، تكون أكثر عُرضةً لتباطؤ سرعة الدفع وتكرار النزاعات. في الوقت نفسه، تُقلّل المعلومات الواضحة والدقيقة من الوقت والموارد المُخصصة لتصحيح الأخطاء ونقص المعلومات.
- انخفاض التكاليف: قلّل أو تخلص تمامًا من الحاجة إلى الطباعة والبريد وتخزين المستندات بالانتقال إلى نظام فوترة إلكتروني. قد يكون تنظيم التكاليف باهظًا، خاصةً بالنسبة للمؤسسات التي تُصدر كميات هائلة من الفواتير.
- زيادة الرؤية: يُعزز تطبيق هانوت إدارة التدفق النقدي من خلال ميزات تتبع الفواتير في الوقت الفعلي، ما يتيح لك متابعة الفواتير المستحقة ومراقبة المدفوعات بانتظام. لكل فاتورة حالة خاصة بها، سواءً أُرسلت أو استُلمت أو سُددت. تُبسط هذه الرؤية المُحسّنة التخطيط المالي والتنبؤات المالية، حيث نعتمد على بيانات فعلية.
- الامتثال المبسط: يتوافق نظام PEPPOL مع قوانين الفوترة الإلكترونية، بما في ذلك توجيه الاتحاد الأوروبي بشأن الفوترة الإلكترونية في المشتريات العامة (2014/55/EU). وهذا النظام مثالي للشركات العاملة في التجارة عبر الحدود أو التي تدير عمليات في دول مختلفة.
كيف تعمل الفاتورة الإلكترونية لـ PEPPOL؟
تعمل شركة PEPPOL على نموذج مكون من 5 زوايا؛
بينما يتبع نظام الفوترة الإلكترونية "بيبول" نهجًا رباعيًا، قامت ماليزيا بتطوير هذا النموذج إلى نظام من خمس نقاط، وهو ما يمثل تطورًا عن نظام الفوترة الإلكترونية الرباعي. دعونا نتعمق في المشاركين الخمسة في نظام الفوترة الإلكترونية "بيبول" الماليزي؛
1. المورد: يظل هذا الدور متوافقًا مع الإعداد - كيان لإنشاء الفواتير وإصدارها.
2. مورد نقطة وصول PEPPOL (AP): يقوم مزود الخدمة المعتمد بتبني النموذج الذي يتصل فيه المورد بشبكة PEPPOL.
3. مستلم الفاتورة (العميل): يبقى هذا الدور دون تغيير. يُشير إلى الشركة التي تستلم الفاتورة.
4. نقطة وصول PEPPOL للعميل (AP): على غرار نقطة الوصول الخاصة بالمورد، يسهل هذا الاتصال بين العملاء والشبكة.
5. خدمة الإبلاغ عن الفواتير (IRS): من ميزات نموذج IRIS أنه يُمثل مركزًا مركزيًا لاستلام جميع الفواتير الإلكترونية المتبادلة داخل الدولة. كما يُساعد على ربط الأفراد بالسلطات الضريبية وتلبية المتطلبات بكفاءة.
وفي نموذج النقاط الخمس تتكشف العملية على النحو التالي؛
- يقوم المورد بإنشاء فاتورة تلتزم بقائمة PEPPOL ويرسلها إلى نقطة الوصول.
- تخزن نقطة وصول PEPPOL الفاتورة، ثم ترسلها إلى نقطة وصول المورد للتحقق منها قبل نقلها إلى شبكة PEPPOL.
- تتلقى نقطة وصول العملاء الفاتورة من المورد وتوجهها إلى نظام المحاسبة الخاص بالعملاء مما يؤدي إلى تشغيل نظام المعلومات المحاسبية.
- بالإضافة إلى ذلك، يتم إرسال نسخة مكررة من الفاتورة إلى دائرة الإيرادات الداخلية لأغراض حفظ السجلات.
- تحتفظ مصلحة الضرائب الأمريكية بهذه الفواتير لأغراض التوثيق. ويجوز لها مشاركتها مع السلطات الضريبية.
يعمل هذا النموذج المنظم على تعزيز الرؤية في الأنشطة الإلكترونية مما يسهل المراقبة من قبل السلطات، من أجل إدارة تحصيل الضرائب بشكل أفضل.
فوائد للشركات من جميع الأحجام
في حين تم تطوير برنامج PEPPOL في البداية للمشتريات في القطاع العام في أوروبا، فإن فوائده تمتد إلى الشركات من جميع الأحجام وفي مختلف الصناعات: ما تم إنشاء PEPPOL من أجله في البداية هو المشتريات في القطاع العام في أوروبا؛ ومع ذلك، فإن الجانب الجيد منه هو أنه يمكن أن يعمل للقطاع الخاص أيضًا، دون التمييز بين الصناعات الصغيرة والكبيرة وكذلك الصناعات الأخرى.
بالنسبة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم: بدون تعقيدات الفواتير، ورؤية فورية للتدفق النقدي، ومكانة جيدة بفضل حلول الفوترة الإلكترونية اليوم، هل تتماشى فواتيرك مع متطلباتك؟ يسمح PEPPOL للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم بإنشاء بنية تحتية لتبادل البيانات الإلكترونية، وبالتالي يمنح الكيانات المجاورة التي يتراوح عددها بين 35 و100 كيان فرصة استغلال هذه الفرصة أيضًا.
للمؤسسات الكبيرة: أتمتة عملية معالجة الفواتير، وتقليل الأعباء الإدارية مع وجود عدد كبير جدًا من الموردين والعملاء في سلسلة التوريد الكبيرة. من خلال PEPPOL، قد تتمتع الشركات متعددة الجنسيات بتحكم أكبر في كل نقطة من سلسلة التوريد الخاصة بها، مما يعزز قوتها.
خاتمة
من المرجح أن تشهد شركتك تحولاً نحو نظام الفوترة الإلكترونية باستخدام معيار Peppol، وستتمتع في نهاية المطاف بمزايا نظام الفوترة، والدقة العالية، والتكلفة المنخفضة، والقدرة على التفوق على منافسيها في السوق. بفضل سهولة الاستخدام، والتوسع المتطور، والامتثال لمعايير الفوترة الإلكترونية، يُعد PEPPOL خيارًا عمليًا للمؤسسات بغض النظر عن حجمها.
النقطة الأخيرة، والتي لا تقل أهمية بأي حال من الأحوال، هي حقيقة أننا وصلنا الآن إلى نهاية الرحلة التي بدأت، في أصعب وقت في حياتنا.
أدفينتيك اكتسبت سمعة متميزة باعتبارها المزود الرائد للحلول للعملاء في جميع أنحاء العالم.
